第一，必须证明原件确曾存在过或现在仍然存在;
第二，必须证明副本或复制件是真实的，其制作方法、程序是合乎法律规定的;
第三，必须有不能提供原件的理由。美国教授乔恩·华尔兹认为第二个条件应为“必须证明原件是真实的”。原件真实与否并不能成为能够提供复印件或复制物的条件。不管原件的内容是真实的还是不真实的，它都是原件。如果原件是真实的，其副本、复制件是虚假的，仍然不能提供该副本或复制件。只要复印件、复制件是忠实于原件或原物的，就可以提出，其内容真实与否，是否具有可采性，则由法院审查。
最后，要明确规定不能提供原件的理由，应包括以下理由：
(1) 原件确实已被销毁、遗失，但提供者出于恶意的除外;
(2) 原件在对方掌握中，对方如出示该材料可能对其不利因而拒绝出示。如果控方有足够证据证明被告人掌握着可以作为其有罪、罪重证据的原件，但通过合法的侦查措施又无法得到，则只能出示副本;
(3)原件在他人掌握编辑收集整理，而不可能得到。比如原件由身在海外的人保管，而一时又无法找到此人;
(4)原件因客观原因确实不可能在法庭上出示。如户外的大型广告牌，书写于路面上的书证，由于其位置无法移动，不能在法庭上出示，则可以用照片或其他的形式来代替;
(5)因涉及国家安全，需要保密不能调取原件的。
当然，复印件、复制品的制作必须符合法律的规定，并且要经过严格的查证、认证，经与原件或原物核对无误或者经鉴定证明是真实的，在结合其他证据排除了一切可疑情况后才能作为定案的依据。
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